秘書検定準1級筆記:出題頻度が高い問題例

秘書検定準1級:出題頻度が高い問題例

秘書検定準1級の筆記試験は、合格率50~58%くらい。
こちらのページのテキスト問題集と過去問で、繰り返し問題を解いて学習すれば、難しいものではありません。
特に右のテキスト問題集は頻出問題例の宝庫なので学習の取っ掛かりにおススメです。

このページでは私が過去問やテキスト問題集、予想問題集を解いてきた中で、出題頻度の高いパターンの例題や心に残った問題例を紹介します。
※私の記憶から引っ張りだしたものなので、問題文そっくりそのままではありません。

当然のことですが、このページに載っている問題例だけでは合格できませんので、テキスト問題集などを用いながらしっかり学習してくださいね!くり返し問題を解けば必ずと言っていいほど合格します。

なお、勉強しながら思ったのですが、秘書検定は人間関係を円満に保つ秘訣がたっぷり詰まっています。


後輩の指導

Q1.秘書A子は新人秘書B子の指導を任されることになりました。
どのように指導をすればよいでしょうか?

答え:
1.その仕事の目的と重要性を十分に説明する。
2.新人でも分かりやすいように作業の順を追って説明する。
3.最初から一度に多くの仕事を与えない。
4.作業が終わったら報告させる。
5.仕事によってはA子が実際にやって見本を見せる。

Q2.後輩B子が仕事上でミスをした。もしくは至らない点があった。
そこで注意をする時に気をつける点を述べなさい。

答え:
1.頭ごなしに言わない。
2.他の人と比較しない。
3.他の人がいないところで注意する(B子と1対1の時)。
4.まずは良い部分を褒めてから、注意に入る。
5.A子の失敗談を交えながら、注意する。

Q2は特に私が好きな問題です。
このような配慮ができる先輩であれば、きっとこの人についていこう!って気になることでしょう。人間関係を円満にする上でもステキな問題だと思います。


上司へのお客様(社外の人に対して)

Q1.上司(山田部長)から「今日は忙しい、客は取り次がないでくれ」と指示を受けた。
そこへ取引先K社から転任の挨拶がしたいと訪問があった。A子の対応は?

答え:山田はただ今仕事が立て込んでおりますが、聞いてまいりますので、少々お待ちいただけますでしょうか?
※聞いてまいりますは確認してまいりますでもOK。
お待ちいただけますでしょうかは、お待ちくださいませでもOK。

Q2.上司(山田部長)から「今日は体調がすぐれない、客は取り次がないでくれ」と指示を受けた。そこへ取引先N社の部長が転勤の挨拶にやってきた。

答え:山田はただ今取り込み中でございますが、確認してまいりますので、少々お待ちくださいませ。
※体調不良がひどく寝込んでいる場合や出張している場合は、課長に対応してもらいます。

Q3.上司(山田部長)はただ今、常務と出張に出かけようとしています。
そこへ取引先M社の専務が用件があると行ってきた。

答え:
せっかくお越しくださったのに申し訳ございません。
山田はただ今、外出するところで、お会いすることは致しかねます。
戻りましたら、こちらからご連絡差し上げたいと存じますが、よろしいでしょうか?
※出張や出かける場合は、丁重に断るパターンが多い。
日常生活でも断る場面がよくあり、円満な人間関係を維持しながらやんわりと断るスキルが養えます。



社内の人への対応

Q1.秘書A子は上司(総務部長)の指示で資料を作成している。
そこへ常務がやってきて、「この書類をX社に届けてほしい」と言ってきた。
A子はどうすればいいか順を追って書きなさい。

答え:
1.常務から指示を受け、書類を預る。
2.上司に常務から指示があったことを報告し、先に常務の仕事をすることの承諾を得る。
3.書類をX社に届け、戻ったら常務と上司に報告し、上司の仕事に戻る。

Q2.上司(部長)が出かけている間に、課長が「部長が見たいと仰っていた資料を持ってきた」と言ってきた。外出中と言うと、後で説明すると言って資料を置いて立ち去った。部長が戻った時にどのように報告すればよいか?

答え:お留守中に課長が部長がご覧になりたいと仰っていた資料をお持ちになりました。後ほど課長が来られて詳しく説明してくださるそうでございます。

Q3.上司(部長)が企画課のYから提出された原稿を見て言った。
「この原稿にはミスがある。Yに言ってきてくれ。」
秘書A子はYにどのように言えばよいか?

答え:部長が原稿にミスがあるとおっしゃっていました。
お手数ですが、もう一度確認して頂けますでしょうか?
※「原稿にミスがあります。直してください」などと単刀直入に言わないこと。
お願いするように言うのがミソ。命令口調や忠告口調などは×
こういうところにも人間関係を円満にする秘訣が出ていますね。


秘密を守る

Q1.上司から機密資料のコピーを頼まれた。
機密資料をコピーする上での注意点を述べよ。

答え:
1.原本をコピー機に置き忘れない。
2.必要以上の枚数をコピーしない。
3.ミスコピーが出たらシュレッダーにかける。
4.コピー機の周りに人がいない時を見計らってコピーする。

Q2.社内の人事異動が発表される前に、他部署の社員から「総務部の課長が転勤になるって本当ですか?」と聞かれた。どのように答えればよいか?

答え:
申し訳ございません。私は知る立場におりませんので、分かりかねます。
※知っていてもこの通り。探りを入れられた時に便利ですね(笑)

Q3.営業部長は取引先の商談で外出している。この商談は内密にということになっている。そこへ他部署の課長が用件があると言ってきた。

A.せっかくお越しくださったのに申し訳ございません。
部長は急用で外出していらっしゃいます。お急ぎのご用件でしょうか?
※急用などとぼかすようです。



感謝の気持ち

Q1.秘書A子は取引先N社の専務から、海外のお土産をもらった。
「日頃お世話になっているから感謝の気持ち」とのこと。
秘書A子はどのように対応すればよいか。

答え:
1.まずはプレゼントに対してお礼を言う。
2.仕事でしていることなので、今後のお気遣いは不要と言う。
3.プレゼントを頂いたことを上司に報告する。

Q2.秘書A子は取引先N社の専務から、 「日頃お世話になっているから感謝の気持ち」と言われ、食事に招待された。秘書A子はどのように対応すればよいか。

答え:
1.まずは招待してくれたことにお礼を言う。
2.仕事でしていることなので、今後のお気遣いは不要と言う。
3.上司に報告するのでお返事を待ってほしいという。
4.上司に報告する。
※Q1の類似問題です。


健康について

Q1.秘書A子は入院している社員のお見舞いに行くことになった。
お見舞いに行った後上司に報告することは?

答え:
1.入院している社員の容態。
2.入院している社員の出社見込み(いつから出社できるか)。
3.入院している社員からの伝言。
4.見舞品の種類と金額。
5.見舞いに行った時の様子。

Q2.秘書A子は入院している上司のお見舞いに行くことになった。
お見舞いに行く前に準備することは?

答え:
1.上司の家族にお見舞いに行くことを報告し、了承を得る。
2.社内の人に上司への伝言はないか確認する。
3.課長に見舞品(金)について相談する。

↑ PAGE TOP