秘書検定準1級:ビジネス文書に挑戦

ビジネス文書の典型

秘書検定準1級ではビジネス文書を書く問題が出題されることがあります。
過去問を見ると実際に書く問題の出題頻度はさほど高くないのですが、定型を身につけておくと、実際の仕事でも使えますし、いざ出題された時も慌てずに済みます。

また、どういう文書がどういう時に使われるか問われることもあります。

例:
照会状 不明な点を問い合わせるための文書
紹介状 ある人を引き合わせるための文書
※読み方が同じなので混同しないよう気をつけましょう。


ビジネスでよく使われる文書の種類代表例

報告書 
何かを報告するときの文書。営業の成果や決算報告など。
社内ではこれがよく使われるかと思います。

通知状 
必要なことを知らせるための文書。会議の開催、業務に関することなど。
社内でよく使われます。

案内状
何かのイベントを開催する時などに案内する文書。
勉強会やセミナー、新製品の展示会などでよく使われます。
社外に出す文書でよく使われます。

照会状・回答状
不明な点を問い合わせるための文書である照会状に対して、その回答を出すときは回答状です。こちらも社外に出す文書でよく使われます。

趣意書
物事を行う際にその意向(目的や考え方)を表す文書。
会社の設立や建物を建てるときなどに使われます。

督促状
納期の遅れや請求書に対する入金に遅れがあった時などに、再度促す文書。
まだ~が確認できません。至急~して下さるようお願いします。という意味。



定型を見てみよう

報告文

右の定型は会議のお知らせ。
大体、形式は決まっています。

左上に発信先、右上に文書番号(あれば)、日付、発信元を書きます。

そして表題。文書の内容を端的に表します。
後ろに(通知)などと文書の種類を表します。

表題の下に本文。
重要な箇所は、「記」と真ん中に書いた後に、箇条書きにします。
例:会議開催の日時や場所など。

最後に右下に「以上」とつけるのを忘れないように。
担当者名も書いておきましょう。(必要なら連絡先も書きます)

集中講義P245を確認し、新クリアテストP107の問題21を解いておくとよいでしょう。

余談:最近は文書を一から作らなくても、ネットで検索するとテンプレートが出てきて便利。


その他の文書

回覧文書
社内など組織内で、必要な人に回していく文書。
読み終わったら、確認したしるしに印を押し、次の人に回します。

進退伺
自分や部下に職務上の過失があった時に、辞職するかどうか伺うもの。

進退伺なんて初めて見ました^^;
実際にこういうのあるみたいですね。



似ている文書

念書
契約内容や合意事項に関して後日の証拠として念の為に書いて相手に渡す文書。

覚書
契約内容や合意事項に関して確認のために取り交わす文書。

余談:
パスワードや暗証番号などの機密事項を管理していた人が退職する時に、守秘義務として一筆書かされることが多いのが念書。
また、無茶な要望を強いられ、念書を無理やり書かされた場合はその旨を話せば放免となる場合が多い。念書と覚書は似ていますが、一般的に念書は一方的なことがよくあります。

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